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翱翔的板儿砖

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[HowTo] 写Email易犯的7种错误   

2008-01-22 14:25:40|  分类: HowTo |  标签: |举报 |字号 订阅

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本文来源:中文HowTo,详情请点“原文”。

Email可能是工作交流中用的最多的交流工具。
下面是写Email时常犯的几种错误,把它们列出来,希望能对大家有所帮助:

[HowTo] 写Email易犯的7种错误  - 李二嫂的猪 - 翱翔的板儿砖

  1. 主题描述不清(Using a non-descriptive headline)
    不要使用过于简单的主题,例如:“Hi”,“你好”。同样在回复或者转发邮件的时候,主题也要尽量写详细一点。否则,对方很难一眼就看明白你写的关于什么,而且在查找和浏览邮件时,可能需要花费很大的功夫。
  2. 闲扯得太多(Rambling on and on)
    写邮件时很容易陷入这样一种局面:越写越多,最后发觉写了一大堆关于自己的问题、看法等等..
    这样并不是不好,只是有一个问题:
    假如你的收件人每天都会收到很多邮件,很可能上百封。如果你不能准确表达你的想法,而只是说了一大堆没用的废话,那么别人可能以后就不会对你的邮件报多大的兴趣和关心。
    所以,尽可能用短的篇幅说明问题。
  3. 不能适当的说明内容(Not explaining properly)
    很容易想象,即使别人和你的能力和认知力相差不大,总有一些事情是只有你自己清楚的。
    但事情也并不总是这样,你没必要解释得太长,使得邮件看起来反而杂乱无章。同样,你也不要写得太短。
    如果你需要解释清楚一些事,就尽可能简洁地解释清楚。所以,一定要让你的读者尽可能快地明白你要表达的意思。
  4. 内容太正式(Being too formal)
    有的时候需要你用正式的语气来写邮件。但是大多数时候,稍微非正式的语气往往会更有效。
    邮件通常是用来建立和维系人际关系的一种方式,所以,必须要有情感,不要太枯燥,但并非要你情感过火。
    试试静下心来,消除紧张,然后用平常的语气给一个人写Email,就像与他实际相处时的谈话一样。
    这样,你的邮件就有了“交谈”的语气,同时,你们两人以后的交流也会更自然,更有效。
  5. 联系方式乱糟糟(Messing up your contact information)
    写邮件时,你是否包含了你所有必要的联系方式?例如,你的电话号码,传真号码,以及你的工作时间,方便接听电话的时间等等。
    同时检查你的联系方式有没有写错,格式有没有问题。
  6. 总是习惯优先使用Email(Using email in the first place)
    通过邮件联系有一个很大的坏处,那就是容易使人对邮件内容产生误解。相对而言,通过电话或者面对面的交流则没有这种问题。
    通过邮件,你不可能看到任何肢体语言或者声音的语气。
    所以,如果你想要表达个人的情感,那么最好使用电话或者面对面的交流。
  7. 在发送之前不重新检查邮件的内容(Not reading through your email an extra time before hitting send)
    可能你的邮件内容在措辞,标点上有一些错误,甚至你写了:“见附件”,但是忘记了粘贴附件。
    为了避免这种情况,在你发送邮件之前,一定要仔细地重新“审核”你的邮件,注意你的联系方式是否正确,附件是否添加等。
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